L'entreprise de média se tourne vers l'automatisation de workflow pour une atténuation des risques améliorée

Contexte

Comme toutes les entreprises du secteur des communications, une franchise de radiodiffusion a dû se conformer aux réglementations dans plusieurs domaines, notamment l'embauche d'employés et la confidentialité. Le processus papier de la franchise impliquait de nombreuses copies de longs formulaires, des temps d'approbation longs, des documents manquants et un processus complexe qui a énormément réduit la productivité et les ressources de l'entreprise.

Challenge

L'entreprise a utilisé un système ERP pour les ressources humaines et la gestion des dossiers des employés. Elle bénéficiait également d'un système SharePoint existant qui devait être mis à niveau. Doté de quelques centaines de workflows SharePoint extrêmement personnalisés pour prendre en charge les ressources humaines et les processus ERP, le service IT craignait que la migration soit un échec. Cependant, l'entreprise a compris que les workflows obsolètes existants constituaient ce goulot d'étranglement.

La direction de l'entreprise a cherché une solution qui pourrait simplifier et centraliser les workflows pour une maintenance plus facile. De plus, ils nécessitaient une intégration tout aussi facile avec le système ERP existant sans compromettre la confidentialité et l'intégrité des dossiers des employés.

Solution

Un partenaire Nintex était prêt à relever le défi. Ils ont commencé par simplifier les workflows existants de l'entreprise en réduisant leur nombre de plusieurs centaines à moins de 20. Ils savaient, d'expérience, que Nintex Workflow et Nintex Forms supprimaient le besoin d'un code sur-mesure, offrant ainsi une solution flexible qui demandait peu de maintenance.

  • Créer des formulaires à l'aide d'une interface intuitive
  • Un workflow tire les informations du système ERP existant, telles que la filiale, l'emplacement et le responsable, ce qui facilite le remplissage du formulaire et sa transmission aux approbateurs appropriés
  • Lorsqu'un formulaire met fin au processus de validation, la solution enregistre les informations pertinentes telles que les données, l'heure et le type de conformité dans le système ERP
  • Réduire le besoin de saisie manuelle des données
  • Proposer à la direction une plateforme de création de rapports unique contenant toutes les informations nécessaires pour s'assurer que les employés répondent aux normes de conformité

Bénéfices

Désormais, la direction surveille facilement les employés en matière de conformité réglementaire et interne. Ils pouvaient également :

  • Identifier les problèmes de conformité très tôt et atténuer les potentiels litiges liés à la conformité
  • Utiliser les tableaux de bord fournissant un niveau de responsabilité et de libre-service pour les employés individuels, ce qui leur a permis de rester conformes
  • Gagner un temps considérable grâce aux formulaires en ligne

Au final, la réussite de cette solution a permis d'explorer l'automatisation de workflow pour d'autres scénarii d'usage, comme la gestion des actifs IT et la gestion des risques, dans l'ensemble de l'entreprise.

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