Le workflow d'approbation de document permet une meilleure efficacité et réduit les erreurs

Contexte

Les équipes d'une entreprise de biotechnologie étaient de plus en plus frustrées par les processus de révision et validation de documents. Pour ajouter des relecteurs, il fallait arrêter et redémarrer le cycle de révision en cours ou récupérer et agréger manuellement les nouvelles modifications. Les équipes rataient des modifications et des ajouts essentiels. Le processus générait de nombreuses plaintes liées à sa difficulté d'utilisation et aux erreurs générées.

Challenge

L'entreprise de biotechnologie exigeait des processus de révision rapides et précis pour répondre au rythme soutenu et à la nature très réglementée du secteur. Leur nouveau workflow de révision et de validation devait atteindre les objectifs suivants :

  • Ajouter dynamiquement des utilisateurs aux révisions déjà en cours
  • Indiquer la date et l'heure des révisions terminées
  • Modifier la date et l'heure d'échéance pour les révisions en cours
  • Programmer plusieurs rappels pour une tâche unique pendant les révisions de longue durée
  • Diviser les grandes révisions en plusieurs cycles de révisions plus petits
  • Envoyer des notifications par email pour les attributions de tâches, les délégations, les tâches qui n'étaient plus nécessaires et les modifications des dates et heures d'échéance
  • Fournir des rapports pour suivre les validations, les rejets et la rapidité des révisions

Solution

Un partenaire Nintex privilégié a utilisé Nintex pour créer des workflows SharePoint qui ont offert un meilleur contrôle du processus aux équipes :

  • Un workflow principal lié à la bibliothèque de documents qui agit comme un workflow de contrôle. Il s'agit d'un workflow de machine à états, idéal pour gérer les processus métier de longue durée et offrir un mécanisme fiable afin de redémarrer un workflow s'il a été interrompu.
  • Un workflow secondaire lié à la bibliothèque de documents crée des tâches de révision pour les utilisateurs. Le workflow principal fait appel à ce workflow pour créer les tâches de révision initiales, et les utilisateurs y font appel lorsqu'ils souhaitent ajouter des participants à la révision de façon dynamique.
  • Un workflow lié à la liste des tâches pour attribuer des tâches.
  • Un workflow de site pour mettre de l'ordre dans la liste des tâches.

Bénéfices

Les nouveaux workflows SharePoint répondaient aux besoins de l'environnement professionnel évolutif de l'entreprise des manières suivantes :

  • Les responsables ne devaient plus arrêter et redémarrer les révisions lorsqu'ils ajoutaient un relecteur
  • Les relecteurs ne devaient plus réviser et approuver une tâche une deuxième ou une troisième fois
  • Les relecteurs pouvaient modifier les dates et heures d'échéance lorsqu'une révision était en cours, avec un meilleur suivi de la rapidité du nouveau champ de temps
  • Des économies de temps et d'argent ont été réalisées grâce à un processus plus efficace
  • La solution offrait une plus grande précision pour les révisions et les commentaires
  • La direction ne recevait plus de plaintes de la part d'utilisateurs frustrés et a remarqué une amélioration en termes d'utilisation, de précision et de satisfaction générale en ce qui concerne le processus

Essai gratuit

Essayez gratuitement la plateforme Nintex et découvrez comment économiser rapidement du temps et de l'argent. Commencez à créer vos workflows dès aujourd'hui.

Programmez
une démonstration

Découvrez le fonctionnement de Nintex et à quel point la création de workflows est un jeu d'enfant.

Contactez le
service commercial

Prêts à automatiser vos processus ? Avec Nintex, les clients obtiennent un retour sur investissement rapide et mesurable.