Le workflow de validation digitale simplifie le système de paie dans un environnement hybride

Contexte

En souhaitant aligner les demandes de congés sur les périodes de paie, un grand distributeur de machines agricoles en Nouvelle-Zélande a fait face à des problèmes spécifiques.

Challenge

Ce distributeur de machines agricoles comptait 400 employés : 200 employés de bureau dans tout le pays et 200 mécaniciens qui passaient la majeure partie de leur temps en mobilité. Tous les calculs de paie devaient correspondre à un cycle de paie de deux semaines. Lorsque les employés souhaitaient solliciter un congé s'étalant sur plus d'un cycle, ils devaient remplir une demande de congé pour chaque période de paie. Chaque demande devait passer par un processus de validation. Si seule une partie de la demande était acceptée, il fallait alors reprendre le processus dans son intégralité. Toutes les demandes de congé étaient soumises dans SharePoint comme éléments individuels d'une liste.

Le service des ressources humaines (RH) devait calculer manuellement l'hypothétique présence de jours fériés durant la période de congé demandée. Une fois tous les calculs et validations effectués, le service RH transférait manuellement les demandes depuis SharePoint vers le système de paie. Ensuite, ils retournaient dans SharePoint pour modifier manuellement le statut de chaque élément. Dans le cas où de nouvelles demandes de congé étaient soumises durant le processus d'exportation, elles étaient souvent indiquées, par erreur, comme étant exportées.

De plus, l'entreprise est récemment passée à Office 365, fonctionnant dans un environnement hybride. Certaines activités sont donc traitées en ligne et le reste sur site. Ils devaient déplacer les informations entre les systèmes en ligne et sur site, et justifier les restrictions de domaine d'Active Directory.

Solution

Un partenaire Nintex a utilisé Nintex Forms, Nintex Workflow et Nintex Mobile pour créer un workflow automatisé destiné aux demandes de congé :

  • Les employés remplissent un seul formulaire en ligne qui leur indique leur solde de congé. Le formulaire comprend une sélection par défaut pour le type de congé le plus demandé (congé annuel).
  • Les workflows automatisés simplifient le processus dans son ensemble : ils calculent les jours fériés et les différentes périodes de paie et placent les demandes dans le processus de validation.
  • Les autres workflows exportent les données vers le système de paie et mettent à jour le statut des demandes de congé.
  • La solution comprend une API Web personnalisée pour récupérer les champs nécessaires (ID employé et lieu) depuis Azure Active Directory. Ainsi, l'application de tous les jours fériés régionaux à la demande de congé de l'employé est assurée.
  • Nintex Mobile fournit un support sur mobile aux employés hors site.

Bénéfices

La solution a permis de simplifier les demandes de congé et le processus de validation et a fait économiser du temps et de l'argent à l'entreprise :

  • Le temps nécessaire au traitement d'une demande de congé, qui était auparavant d'au moins 40 minutes (sans compter le processus d'exportation) a été réduit à seulement 7 minutes, faisant ainsi économiser 286 heures par an
  • Les vérifications de la part du directeur sont passées de 15 à 2 minutes
  • Nintex Mobile a permis l'accès aux formulaires sur mobile, ce qui n'aurait pas été possible sans cette solution

Essai gratuit

Essayez gratuitement la plateforme Nintex et découvrez comment économiser rapidement du temps et de l'argent. Commencez à créer vos workflows dès aujourd'hui.

Programmez
une démonstration

Découvrez le fonctionnement de Nintex et à quel point la création de workflows est un jeu d'enfant.

Contactez le
service commercial

Prêts à automatiser vos processus ? Avec Nintex, les clients obtiennent un retour sur investissement rapide et mesurable.