Le processus d'inscription automatisé permet d'économiser du temps et d'analyser les usages

Contexte

Les étudiants universitaires exprimaient régulièrement leur mécontentement concernant les inscriptions aux cours sur papier. Pour modifier leurs heures de cours, ils devaient imprimer les bons formulaires, les apporter au professeur ou à l'entraîneur concerné pour validation et traverser le campus pour rapporter les formulaires à la scolarité. Le personnel administratif faisait ensuite passer les formulaires par un autre processus de validation manuel. Fatalement, des formulaires ou des validations se perdaient en cours de route. Sans processus clair, le personnel ratait parfois des validations importantes et violait des obligations de conformité pour des subventions ou des prêts. De plus, le service de la scolarité subissait une pression croissante de la part de l'administration de l'université pour fournir des données précises en ce qui concerne le nombre d'élèves dans les classes, à des fins budgétaires.

Challenge

Les étudiants, les professeurs et les administrateurs rencontraient tous des problèmes avec le système et le service de la scolarité savait qu'il devait changer. Idéalement, les étudiants souhaitaient un formulaire qu'ils pourraient compléter en ligne. Les professeurs, les entraîneurs et le personnel de la scolarité souhaitaient des validations automatisées afin de gagner du temps sur leur journée chargée et pour s'assurer de suivre toutes les procédures adéquates. Pour la budgétisation, les administrateurs souhaitaient obtenir des données claires sur les tendances et les habitudes d'inscription.

L'université a essayé de développer sa propre solution, mais a découvert que le système SharePoint/Oracle intégré qu'elle avait créé ne pouvait pas traiter le nombre impressionnant de dossiers. Elle s'est également aperçu qu'un processus d'inscription en temps réel requérait une logique métier complexe.

Solution

Le partenaire Nintex de l'université a immédiatement identifié que Nintex Forms et Nintex Workflow pouvaient résoudre le problème. Le partenaire a utilisé Nintex Forms pour améliorer la performance : Les nouveaux formulaires exigeaient uniquement les données requises, transmettant les demandes à une base de données tierce. Les formulaires ne présentaient aux étudiants que les cours qui leur étaient disponibles selon des données telles que l'historique des cours précédemment suivis. En utilisant Nintex, le partenaire a également créé un formulaire qui analysait les tendances précédentes pour chaque étudiant.

Ensuite, le partenaire a créé un workflow de validation Nintex complexe qui vérifie toutes les données nécessaires au personnel de la scolarité, telles que :

  • Quels professeurs ou entraîneurs doivent approuver la modification ?
  • L'ajout ou l'abandon d'un cours influe-t-il sur les bourses ou les dons ?
  • Le département ou le conseiller d'études de premier cycle de l'étudiant doit-il être informé ?

Le workflow automatisé transmet les validations lorsque cela est nécessaire, ce qui permet de supprimer les incertitudes et les déplacements de l'équation. Lorsque les validations sont complètes, la scolarité reçoit une notification pour effectuer les changements.

La solution du partenaire Nintex apporte un vrai plus à l'université: des rapports pour les administrateurs qui leur donnent des données claires pour gérer les classes et les ressources et ainsi minimiser les impacts budgétaires.

Bénéfices

Les étudiants ont célébré la dématérialisation. Les professeurs et les entraîneurs ont apprécié le fait que leur journée soit moins souvent interrompue par la paperasse et qu'ils puissent consacrer 100 % de leurs heures de cours aux étudiants. L'administration de l'université a immédiatement constaté les retours sur investissement suivants :

  • La réduction du temps consacré au processus de modification des cours : 2 ou 3 jours au lieu de 2 à 3 semaines
  • Des économies d'argent en utilisant des formulaires électroniques au lieu de formulaires papier
  • Une meilleure gestion de ses ressources grâce à une meilleure vision d'ensemble

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