L'approvisionnement du site SharePoint automatisé modernise la formation

Contexte

Le secteur de la santé requiert une formation continue pour que les employés soient toujours tenus au fait des nouvelles méthodes, réglementations et politiques de l'entreprise. Une compagnie d'assurance maladie a décidé de moderniser sa formation en ajoutant des sites de collaboration pour chaque classe. Dans son programme pilote, elle a utilisé des modèles de sites de communauté Microsoft SharePoint et a ensuite intégré son système d'apprentissage en ajoutant des composants Web manuellement.

Challenge

Le programme pilote a rencontré un franc succès, à tel point qu'il a fini par engendrer des problèmes. Le processus manuel ne s'est pas adapté au volume de ses cours. Même le processus de validation de sites prenait trop de temps, par conséquent, les demandes de sites traînaient dans les boîtes de réception des approbateurs. Avant, elle pouvait lancer ses sites de collaboration pour tous ses programmes de formation. Elle devait automatiser son processus d'approvisionnement, qui devait :

  • S'intégrer à SharePoint, sa plateforme principale
  • S'intégrer au LMS du département de formation
  • Automatiser la suppression et l'archivage de contenu pour les sites de collaboration
  • Automatiser la validation des demandes de sites
  • Créer des sites que des utilisateurs non techniques pourraient facilement maintenir
  • Fournir des fonctions de création de rapports pour les statistiques clés telles que la taille de la classe et le nombre total d'élèves actifs

Solution

Un partenaire Nintex a mis en commun deux listes SharePoint et une série de workflows pour automatiser son processus d'approvisionnement, permettant de tirer les bénéfices suivants :

  • La liste de demandes de site regroupe toutes les demandes pour les sites de collaboration des nouvelles classes.
  • Chaque demande lance un processus de validation pour le personnel et la direction du département de formation. Une fois la validation obtenue, un workflow de branchements crée automatiquement un site de collaboration basé sur l'un des deux modèles de site et ajoute les élèves, les éducateurs et d'autres membres du site dans les groupes d'autorisation appropriés.
  • Le workflow ajoute le nouveau site à la liste de sites de collaboration.
  • La liste de sites de collaboration offre un portail de gestion facile à utiliser pour les animateurs de classe. Il leur suffit de sélectionner leur site et une page de propriétés d'élément apparaît ; celle-ci leur permet de gérer toutes les configurations clés à partir d'une seule page. Ils peuvent ajouter de nouveaux élèves et membres du site, et peuvent activer, supprimer ou archiver leur site.
  • Les workflows effectuent les actions sans intervention humaine supplémentaire et limitent le nombre d'actions réellement nécessaires que peuvent réaliser les éducateurs.
  • Un aperçu rapide de la liste de sites de collaboration permet au personnel du département de vérifier quels sites sont actifs.
  • Les workflows de rapports utilisent la liste de sites de collaboration pour rassembler les statistiques clés générales, notamment le nombre total d'élèves dans le système, le nombre total d'élèves actifs et le nombre moyen de sites par éducateur.

Bénéfices

L'approvisionnement du site et le processus de validation automatisés ont facilité la maintenance pour le personnel non formé et ont fourni des fonctions de création de rapport pour aider le personnel de formation à prendre des décisions en connaissance de cause. Le département de formation a immédiatement bénéficié de :

  • Coûts de main-d'œuvre considérablement réduits, sans aucune erreur de configuration manuelle ou de dépannage
  • Temps de création de site réduit, passant de 30 à 60 minutes à moins d'une minute
  • Processus de validation de site plus facile et plus rapide
  • Rapports sur les statistiques clés impossibles à recueillir auparavant
  • Un accès pratique à tous les sites actifs
  • Une sécurité améliorée de la restriction des actions réalisées par des administrateurs de site non formés
  • Une réduction du temps de formation nécessaire à l'utilisation du système
  • Une utilisation efficace des ressources du système fournies par le processus d'archivage automatisé

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