Le workflow automatisé améliore le suivi en fonction du projet et l'allocation des ressources

Contexte

Le service d'audit interne d'un grand fournisseur d'électricité a surmonté ses processus manuels et incohérents de comptabilisation du temps pour passer à une solution de workflow optimisé.

Challenge

Leur processus flou a engendré des projets disparates et une augmentation des risques. Les employés débordés prenaient des décisions subjectives quant à la priorité des projets et se heurtaient à une feuille de calcul complexe et chronophage pour déclarer leurs heures de travail.

Le risque d'erreurs manuelles était très élevé. En l'absence de données précises saisies pour les heures dans les feuilles de calcul, le service ne disposait d'aucune mesure de projet fiable. L'entreprise avait besoin d'une solution capable de :

  • Stimuler l'efficacité des workflows pour le suivi du temps passé sur les projets
  • Fournir des rapports de Business Intelligence à l'échelle du projet et de la gestion
  • Améliorer l'allocation des ressources dans les projets

Solution

À l'aide d'un partenaire Nintex, l'équipe a conçu une solution de saisie du temps en fonction du projet grâce à Nintex Forms et Nintex Workflow afin de permettre une création de rapports intuitives et simples d'utilisation.

Nintex Forms préremplit les formulaires avec les informations du projet pendant que Nintex Workflow répartit les données de la feuille de présence dans une base de données SQL. SQL Reporting Services et l'outil de Business Intelligence d'Excel ont utilisé les données pour générer les rapports suivants destinés au chef d'équipe :

  • Rapports mensuels sur les projets
  • Enregistrement total des heures de travail par personne et par projet
  • Heures facturables et non facturables
  • Rapports sur les heures supplémentaires
  • Nombre total d'heures au service du client par mois et par projet

Bénéfices

Le service d'audit interne s'est réjoui des nouvelles fonctions de création de rapports et de la simplification de la saisie des heures.

Cette solution a permis d'optimiser les workflows tout en réduisant le caractère accablant de cette tâche. Une solution simple conçue avec Nintex Forms et Nintex Workflow leur a mis à disposition de nouveaux outils complets :

  • Gestion du temps : Le chef de l'équipe d'audit a pu surveiller les tâches hebdomadaires de chaque employé pour vérifier leur progression.
  • Gestion des ressources : Les rapports sur l'allocation et l'utilisation des ressources ont fourni un aperçu réaliste des périodes de surcharge ou de sous-charge de travail des employés.
  • Gestion des risques : Le chef d'équipe a pu immédiatement repérer les risques, problèmes ou baisses qui ont été susceptibles d'avoir un impact sur les échéances ou les budgets des projets.
  • Gestion de projets : Le chef d'équipe a pu prendre des décisions éclairées pour chaque projet grâce à une vue d'ensemble de leur progression et des décisions clés déjà prises.

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