Le workflow de validation automatisé a permis à l'entreprise d'éviter de perdre des millions dans le cadre d'un litige

Contexte

Les projets de construction d'envergure occasionnent souvent de lourdes amendes en cas de non-respect des délais. Une entreprise de services chargée de la construction d'un grand pipeline a commencé à s'inquiéter des suites de son projet, et ce pour une bonne raison. Son processus de validation manuel ainsi que l'absence totale de traçabilité papier menaçait de paralyser l'avancement du projet et d'exploser les délais.

Challenge

L'entreprise de services a engagé un entrepreneur pour des projets de construction. Les ingénieurs internes devaient approuver tous les dessins. En utilisant SharePoint comme référentiel de documents, ils étaient sur la bonne voie. Cependant, ils dépendaient toujours d'un processus de validation manuel et lourd qui retardait les révisions et les validations. Une fois les dessins téléchargés, l'entrepreneur envoyait un email aux ingénieurs, mais aucun d'entre eux ne savait réellement quel processus suivre pour chaque type de dessin. Les mesures à prendre n'ayant pas été mises à jour et leur propriété n'ayant pas été clairement définie, les révisions étaient régulièrement et inutilement retardées. La frustration gagnait les ingénieurs internes ainsi que l'entrepreneur. Sans aperçu clair du processus, le service de gestion devenait anxieux. Des tensions sont apparues, puis les parties ont contacté leurs avocats. Le litige semblait inévitable.

Solution

Conscient du manque de temps, un partenaire Nintex a choisi Nintex Forms et Nintex Workflow pour proposer rapidement une solution de workflow, afin de :

  • Transformer un référentiel de documents lent en un processus de validation dynamique
  • Fournir des rapports quotidiens et hebdomadaires
  • Le processus part de l'entrepreneur, qui soumet un modèle via l'utilisation de Nintex Forms. Par la suite, un workflow Nintex achemine le dessin vers les valideurs appropriés. Une fois approuvé, le modèle est retourné à l'entrepreneur accompagné de toutes les réponses nécessaires
  • Les membres de l'équipe de construction soumettent des rapports quotidiens sur site depuis leurs iPads via l'utilisation de Nintex Mobile

Bénéfices

Les ingénieurs tout comme les ouvriers du bâtiment ont à présent :

  • Un aperçu clair de l'avancement du projet afin d'intervenir lorsque cela est nécessaire
  • Une solution de gestion de projets complète
  • La société et l'entrepreneur ont évité le litige alors qu'il semblait auparavant inévitable

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