Un groupe alimentaire mondial a optimisé son processus de gestion des fournisseurs

Contexte

Bien que notre économie soit aujourd'hui largement numérisée, la dématérialisation du processus de facturation ne s'est pas encore démocratisée. Les systèmes de gestion des fournisseurs requièrent une saisie manuelle, et les goulots d'étranglement qui apparaissent au cours du processus engendrent souvent des retards de paiement ou des règlements erronés. Un grand producteur et distributeur de produits alimentaires a décidé d'automatiser ses processus liés aux comptes fournisseurs afin de réduire ses coûts.

Challenge

Le processus de saisie de factures manuel était très chronophage et engendrait souvent des retards ou des erreurs de paiements. La gestion des obligations financières réelles de l'entreprise était donc floue. Le manque de visibilité compliquait leur processus décisionnel et une frustration s'est alors fait ressentir au sein du service de gestion.

Le distributeur mondial avait besoin d'une solution d'automatisation de son processus de facturation, de son processus de validation ainsi que de celui dédié au routage. Le système devait également s'intégrer à Microsoft Office 365. Malheureusement, l'une des premières solutions proposées à l'entreprise comprenait un engagement de maintenance à 6 chiffres ainsi que des frais élevés. La société s'est donc mise en quête d'autres options.

Solution

Un partenaire Nintex a proposé une solution de gestion des fournisseurs via le système SAP intégrée à Office 365. Ce partenaire savait que Nintex Workflow avait fourni la solution d'automatisation dont la société avait besoin, ce qui comprenait une intégration transparente à Office 365 et les capacités suivantes :

  • La réduction de la saisie de données manuelle grâce au scannage des factures reçues par email ou par courrier, puis à l'utilisation d'un outil d'OCR afin d'extraire et de faire valider les données
  • La mise au point d'un workflow Nintex publiant automatiquement les images et données relatives à la facture dans SAP via IntelliDocX APay, y créant ainsi de nouvelles transactions liées à la facture qui sont automatiquement archivées dans SharePoint
  • L'utilisation des workflows Nintex pour acheminer les factures vers les utilisateurs appropriés partout dans le monde, permettant ainsi aux employés de vérifier facilement les images et données dans SharePoint et d'assurer le bon codage des factures
  • L'utilisation de workflows Nintex supplémentaires pour accéder à la détection des doublons de factures, à la validation des reçus relatifs aux bons de commande et aux marchandises ainsi qu'au blocage du traitement des factures et des notes de crédit

Les solutions Nintex et APay combinées ont permis au service de gestion d'obtenir la visibilité nécessaire grâce aux tableaux de bord SAP et SharePoint.

Bénéfices

Le service de gestion a été ravi de découvrir ces nouveaux tableaux de bord qui leur ont fourni les données nécessaires à la prise de décision.

La société a également réussi à économiser plus de 100 000 $ par an en coûts de licences et de maintenance grâce à la nouvelle solution. De plus, l'accélération du traitement des factures a permis à la société d'économiser sur les escomptes pour paiements anticipés.

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