L'University College automatise le système de paie et supprime les erreurs liées au support papier grâce à Nintex

Avec l'automatisation digitale de workflow, finis les cauchemars des processus papier

À l'University College Capital (UCC) de Copenhague, les surveillants devaient remplir des relevés d'heure et des notes de frais sur support papier, qui étaient transmis manuellement pour être approuvés par leur responsable. Une fois approuvées, les données étaient ensuite saisies manuellement dans le système de paie.

« Notre ancien système était rempli d'erreurs de saisie, de signatures manquantes, d'authentifications erronées et d'omissions de documents », déclare Frank Güsmer, Directeur des Ressources humaines. « Pour les employés responsables de la paie, il était difficile d'améliorer l'efficacité du processus de soumission. » Par conséquent, les paies des surveillants étaient souvent versées avec un retard de plusieurs jours, et le service des ressources humaines croulait sous les plaintes et les charges administratives.

Avec l'automatisation digitale de workflow, finis les cauchemars des processus papier
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Produits utilisés par l'University College
L'University College Capital (UCC) propose des formations continues ou en alternance, académiques et professionnelles pour plus de 16 000 étudiants par an, et des classes de développement professionnel pour ceux déjà présents sur le marché du travail. Avec 14 sites à Copenhague et dans sa région, elle accueille également un laboratoire de recherche appliquée reconnu.

Challenge

Les processus de paie et de notes de frais de l'UCC, sur support papier et traités manuellement, étaient laborieux et inefficaces, ce qui engendrait des coûts administratifs plus élevés, une mauvaise qualité des données et une augmentation des demandes d'assistance.

Solution

Nintex Workflow a donné à l'UCC un moyen facile pour automatiser son système manuel de validation des paies, ainsi que pour consolider et centraliser l'ensemble des workflows de salaire, ce qui a permis d'améliorer le paiement des salaires et les rapports de frais.

L'automatisation de workflow Nintex remplace les processus manuels

D'après Frank Güsmer, Nintex Workflow correspondait exactement à la solution que l'UCC recherchait. « Nintex permet à nos utilisateurs de saisir eux-mêmes les données relatives aux paies et aux frais, et celles-ci sont automatiquement soumises à la validation du responsable ; plus besoin de papier ou de transmission manuelle », explique Frank Güsmer.

Grâce à Nintex, l'UCC a radicalement amélioré l'efficacité du paiement des salaires et des notes de frais. L'automatisation de la paperasse relative aux salaires permet de garantir le paiement et le remboursement rapides des employés payés à l'heure. Frank Güsmer est heureux d'annoncer : « Aujourd'hui, nos administrateurs des ressources humaines et de la comptabilité peuvent consacrer plus de temps aux activités importantes plutôt que de courir après la paperasse ! » Et puisque les archives des documents relatifs aux salaires sont désormais stockées dans SharePoint, il est facile de les localiser et d'y accéder en cas de besoin.

BÉNÉFICES

Réduction des coûts administratifs relatifs aux salaires
RÉDUCTION DES COÛTS ADMINISTRATIFS RELATIFS AUX SALAIRES
Temps réduit pour la saisie de données
TEMPS RÉDUIT POUR LA SAISIE DE DONNÉES
Qualité des données accrue
QUALITÉ DES DONNÉES ACCRUE
Nintex is both cost-effective and scalable to adapt to our needs in the future.

Le moment était venu de mettre à jour nos processus, mais nous voulions nous assurer que la solution choisie réglerait le problème rapidement. Nintex est à la fois rentable et adaptable à nos besoins futurs. »

Frank Güsmer, Directeur des Ressources humaines,UCC International