Le Comité national olympique de Norvège réduit les risques relatifs à la sécurité grâce à Nintex Workflow

1 500 workflows ont permis aux employés et aux bénévoles de quitter leur bureau et se rendre sur le terrain

La Fédération des sports et le comité olympique et paralympique de Norvège (NIF), une organisation financée par le gouvernement, gère les organisations et les clubs sportifs dans toute la Norvège. Parmi ses 3,5 millions de membres, elle compte 90 % d'enfants. Inscrire toutes les personnes qui souhaitent devenir membres et maintenir une communication permanente avec tous les participants et employés sur 100 sites Web peut constituer un véritable défi.

Selon Kjell Rune Nordli, le propriétaire des systèmes de collaboration, l'ancien système de documentation était un « trou noir » dans lequel les documents se perdaient à tout jamais. Pour éviter d'utiliser ce système de documentation complexe, les employés stockaient les documents et les informations personnelles des membres sur des disques durs, sur Dropbox ou dans des emails sans se rendre compte du risque que cela posait en matière de sécurité.

1 500 workflows ont permis aux employés et aux bénévoles de quitter leur bureau pour se rendre sur le terrain chez NIF
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Produits utilisés par le Comité National Olympique de Norvège
Fondé en 1861, NIF est l'organisation bénévole la plus importante de Norvège. Ses quelque 1 500 employés se chargent de plus de 3,5 millions de membres et donnent accès à 54 fédérations nationales, 19 confédérations régionales, 366 conseils des sports et plus de 11 000 clubs.

Challenge

NIF devait simplifier l'intégration du personnel et des membres, et créer une méthode sûre pour la gestion des documents internes que ses 100 entreprises sous-traitantes pourraient facilement dupliquer.

Solution

Environ 1 500 workflows Nintex gèrent l'intégration, y compris l'approvisionnement et la création de l'Active Directory, et simplifient le paramétrage des autorisations et des droits relatifs aux documents.

Nintex améliore l'adoption, la sécurité et l'efficacité du workflow

Fredrik Andresen, Consultant SharePoint Senior chez NIF, a initialement fourni plusieurs options. Après avoir découvert Nintex pour la toute première fois, Kjell Rune Nordli a expliqué qu'il savait que « c'était ce dont nous avions besoin ».

L'intégration du nouveau personnel pour les entreprises sous-traitantes composées de cinq employés est désormais le même processus que pour celles composées de 300 employés. Ce qui prenait jusqu'à deux semaines est à présent fourni à l'utilisateur en moins d'une heure. Mikael Jansson, Responsable IT chez NIF, explique que ce workflow à lui seul lui permet d'économiser 800 heures et 80 000 € par an.

Avant Nintex, Kjell Rune Nordli déclarait : « J'étais surpris lorsqu'ils parvenaient à l'approvisionnement correct d'un seul utilisateur ». Désormais, ce processus est presque toujours parfait grâce à l'automatisation. Grâce, en partie, à la facilité de réutilisation du workflow, environ 1 500 workflows garantissent que les membres et les bénévoles de NIF peuvent consacrer plus de temps sur le terrain qu'à leur bureau.

BÉNÉFICES

Permet d'économiser 800 heures et 80 000 € par an grâce à l'intégration automatisée
800 HEURES ET 80 000 € ÉCONOMISÉS PAR AN GRÂCE À L'INTÉGRATION AUTOMATISÉE
Réduction du temps d'inscription des nouveaux membres de plusieurs semaines à moins d'une heure
RÉDUCTION DU TEMPS D'INSCRIPTION DES NOUVEAUX MEMBRES DE PLUSIEURS SEMAINES À MOINS D'UNE HEURE
Résout des risques de sécurité inconnus auparavant
RÉSOUT DES RISQUES DE SÉCURITÉ INCONNUS AUPARAVANT

Nintex offre un service fiable aux utilisateurs finaux. Les utilisateurs savent ce que l'on va leur fournir et dans quel délai. C'est l'assurance qualité de l'IT. »

Kjell-Rune Nordli, responsable des systèmes de collaboration,NIF, bureau des sports