Merx dope son développement commercial grâce à l'automatisation de workflow dans le cloud

Le cabinet de conseil basé à Singapour réduit la durée de ses processus clés de 70 %

Lorsqu'une entreprise développe ses activités en tenant compte de la satisfaction de ses clients, elle s'offre un avantage compétitif sur le marché.

Prenons Merx comme exemple. Les projets des clients de Merx en matière de construction et de conception dans toute l'Australie et l'Asie du Sud-Est étaient très complexes. Dans ce contexte, raccourcir les délais des projets, offrir plus de collaboration et de transparence sur leur état constituait l'une des meilleures solutions pour améliorer le service client. Cependant, les processus manuels et un système de gestion décentralisé y faisaient obstacle. Le directeur général de Merx, Will Forwood, et le chef de projet Dion Tang ont cherché une meilleure solution.

Après l'adoption de Microsoft Office 365 pour les emails, Will Forwood et Dion Tang se sont aperçu que son composant SharePoint Online pouvait fournir une partie de la solution en matière de gestion de projets. Will Forwood et Dion Tang ont trouvé l'autre partie de la solution dans Nintex pour Office 365, un outil robuste qui fonctionne parfaitement avec Office 365. Nintex leur a permis de découvrir le fournisseur de technologie Total eBiz Solutions (TeBS) afin de concevoir et de déployer la solution Nintex. « TeBS connaissait notre secteur et Nintex, et il s'agissait également du fournisseur le plus proactif que nous ayons contacté », explique Will Forwood.

TeBS a mis en place un système de pilotage et tracking en ligne. Ce système, appelé Merx Octagon, permet de visualiser toutes les facettes du cycle de vie d'un projet, assurant la conformité avec les normes qualité, le planning et le budget du projet.

Kevin Abel of Abel Solutions
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Merx est une société de conseil qui offre des services de gestion de projets, de gestion de la construction, de gestion des coûts et de représentation de la clientèle pour permettre aux clients de livrer des projets dans les secteurs de la construction, de l'immobilier et de l'hospitalité. Elle possédait des bureaux dans les lieux suivants : Singapour, Hong Kong, Chine, Kuala Lumpur, Malaisie et Kyauktada Township à Yangon, au Myanmar.

Challenge

Dans un marché de plus en plus concurrentiel, Merx souhaitait rendre sa gestion de projets plus rapide et plus constante pour mieux servir sa clientèle.

Solution

Le fournisseur de technologie Total eBiz Solutions (TeBS) a utilisé Nintex Workflow pour Office 365, Nintex Forms et Nintex Mobile avec SharePoint Online pour créer Merx Octagon, un système de gestion de projets en ligne et de suivi complet.

Un meilleur moyen de conduire le changement, le vrai changement

Merx Octagon utilise Nintex, par exemple, pour gérer les demandes de changement. Les tâches complexes peuvent comporter 30 demandes ou plus. Nintex Workflow et Nintex Forms prennent en charge les workflows qui accélèrent et automatisent le processus de changement depuis la demande initiale jusqu'aux validations, ordres de modification confirmés et instructions fournies aux entreprises.

Le personnel et les clients de Merx reçoivent des notifications par email lorsqu'un formulaire est en attente de révision et de signature, et les formulaires leur sont automatiquement transmis. Les Nintex Forms convertissent les données du formulaire en transformant les demandes en ordres et en instructions, supprimant le besoin de créer, transmettre et conserver des formulaires distincts. Nintex stocke les formulaires dans SharePoint Online pour les récupérer facilement. Auparavant, le processus de validation d'une demande de changement pouvait prendre trois mois. Aujourd'hui, grâce à la solution Nintex dans Octagon, Will Forwood prévoit une durée de seulement trois ou quatre jours pour le processus.

Grâce à Nintex, Will Forwood estime que les chefs de projets réduiront de 80 % le temps consacré à la paperasse. « Au cours d'une année, Nintex peut contribuer à faire gagner au chef de projets un mois de son temps, temps qu'il pourra réinvestir pour travailler avec les clients et diriger d'autres aspects d'un projet », explique Will Forwood. Il imagine Octagon mettre en place des projets en quatre semaines, ce qui est plus rapide que les six semaines qu'il prend habituellement.

BÉNÉFICES

ACCÉLÈRE LE PROCESSUS DE DEMANDE DE CHANGEMENT DE TROIS MOIS À QUATRE JOURS
ACCÉLÈRE LE PROCESSUS DE DEMANDE DE CHANGEMENT DE TROIS MOIS À QUATRE JOURS
RÉDUIT DE 80% LE TEMPS CONSACRÉ À LA PAPERASSE
RÉDUIT DE 80 % LE TEMPS CONSACRÉ À LA PAPERASSE
RÉDUIT DE 67% LE TEMPS DE MISE EN PLACE D'UN NOUVEAU PROJET
RÉDUIT DE 67 % LE TEMPS DE MISE EN PLACE D'UN NOUVEAU PROJET

Le marché nous demande de travailler plus rapidement, quel que soit notre rythme de travail actuel. Avec Nintex, c'est possible. »

Will Forwood, Directeur général,Merx